ACQUAVIVA Eventos

Consultoria em eventos científicos e associativos

Planejamento, captação de patrocínio e gestão de eventos, conduzidos com método, tecnologia e dados.

Atuamos em todo o território nacional e, sob consulta, fora do Brasil.

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Solução

Atuamos em várias frentes, contratadas separadamente sem que haja interdependências.

Organização do evento

Gestão de fornecedores e operação do evento, da contratação à prestação de contas: orçamento por frente, credenciamento, cerimonial e fechamento por fonte pagadora.

Captação de patrocínio

Estudo de mercado do setor do evento, definição de cotas e contrapartidas, prospecção, negociação, contratos e acompanhamento da entrega das contrapartidas.

Planejamento orçamentário

Previsão com despesa e receita, cenários de público (baixo, base e alto), contingência e comparação com eventos análogos. Apoiado no BRM, sistema próprio da Acquaviva com recursos voltados à eficiência orçamentária.

Seleção do destino

Comparativo com os mesmos critérios para todos os destinos candidatos à realização do evento, com fonte e data de cada dado, apoiado em sistema próprio de ponderação e escolha multifatorial, até a decisão do cliente.

Ferramentas

O trabalho combina tecnologia, ciência e experiência.

Tecnologia

BRM, sistema próprio de gestão de patrocínios e compras, com ponderação multifatorial para escolha de destinos ou de fornecedores; dashboard de previsão e de fechamento orçamentário; automatização de ordens de compras e contratos com assinatura digital e memórias de reunião.

Ciência

Metodologia apoiada em literatura científica: cenários de público a partir dos fatores que levam à participação em congressos, comparação com projetos análogos para corrigir previsões otimistas e critérios de escolha de fornecedores e destino.

Experiência

Grande acervo de eventos realizados com memórias aplicáveis na otimização do orçamento previsto e realizado, modelos de proposta, contrato, cronograma e cerimonial, e conhecimento do rito de várias fontes pagadoras: fundações, agências de fomento, patrocínio privado e inscrições.

Sequência do trabalho

  1. 01

    Previsão

    Receita e despesa em cenários baixo, base e alto.

  2. 02

    Comparação

    Mesmos critérios para todos os destinos e fornecedores, com fonte e data de cada dado.

  3. 03

    Decisão

    Ponderação multifatorial. A escolha é do cliente.

  4. 04

    Fechamento

    Previsto e realizado, por fonte pagadora.

O fechamento de cada evento serve de referência para o planejamento do seguinte.

Resultados

O que entregamos.

Retorno do investimento

Receita e despesa previstas juntas, acompanhadas passo a passo, em vários cenários, para avaliar a viabilidade do evento desde o início do planejamento.

Qualidade

Mesmos critérios na comparação de destinos e fornecedores, cada dado com fonte e data. Ata de alinhamento com responsáveis e prazos.

Eficiência

Rito da fonte pagadora definido antes das compras (nota fiscal, destinatário, prazos), o que evita retrabalho e atraso na prestação de contas.

Melhoria contínua

O fechamento de cada evento, com previsto e realizado, serve de referência para o planejamento do seguinte.

Contato

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