Consultoria em eventos científicos e associativos
Planejamento, captação de patrocínio e gestão de eventos, conduzidos com método, tecnologia e dados.
Atuamos em todo o território nacional e, sob consulta, fora do Brasil.
Fale conoscoQuem somos
Empresa de organização de eventos para entidades públicas e privadas, com especialização em eventos acadêmico-científicos.
Fundação
Início da empresa no mercado promocional.
Produção de eventos
Congressos, feiras, seminários, cursos e workshops.
Foco científico
Especialização em eventos acadêmico-científicos e associativos.
200+
eventos realizados
70 mil+
participantes
30+
anos de atuação
8 mil+
presenças em eventos digitais
Solução
Atuamos em várias frentes, contratadas separadamente, sem que haja interdependências.
Organização do evento
Gestão de fornecedores e operação do evento, da contratação à prestação de contas: orçamento por frente, credenciamento, cerimonial e fechamento por fonte pagadora.
Captação de patrocínio
Estudo de mercado do setor do evento, definição de cotas e contrapartidas, prospecção, negociação, contratos e acompanhamento da entrega das contrapartidas.
Planejamento orçamentário
Previsão com despesa e receita, cenários de público (baixo, base e alto), contingência e comparação com eventos análogos. Apoiado no BRM, sistema próprio da Acquaviva com recursos voltados à eficiência orçamentária.
Seleção do destino
Comparativo com os mesmos critérios para todos os destinos candidatos à realização do evento, com fonte e data de cada dado, apoiado em sistema próprio de ponderação e escolha multifatorial, até a decisão do cliente.
Serviços
Planejamento
Estudo logístico, previsão orçamentária e comitê organizador.
Captação
Projeto comercial, cotas e abordagem a patrocinadores.
Inscrições
Site, cadastro online, comunicação e certificados.
Infraestrutura
Áudio, vídeo, informática e tradução simultânea.
Logística
Hospedagem, traslados, alimentação e equipe de apoio.
Prestação de contas
Controle de despesas, recursos e participantes.
Formatos de evento
Do congresso presencial à transmissão ao vivo.
Congressos e simpósios
Programação científica, trabalhos e exposição
Feiras de negócios
Estandes, patrocínio e relacionamento
Provas e certificações
Aplicação presencial e logística
Seminários e workshops
Inscrição, palestrantes e certificados
Webinars e transmissões
Plataforma, treinamento e gravação
Eventos institucionais
Cerimônias, encontros e reuniões anuais
Eventos digitais
40+
sessões em 2020
180+ h
de transmissão
8 mil+
presenças
- Série de 8 webinars científicos, de jun/2020 a mar/2021: mais de 1.000 pessoas.
- Fórum online com 2 salas simultâneas: mais de 500 inscritos.
- Treinamento de palestrantes, inscrição, certificados, transmissão e gravação.
Ferramentas
O trabalho combina tecnologia, ciência e experiência.
Tecnologia
BRM, sistema próprio de gestão de patrocínios e compras, com ponderação multifatorial para escolha de destinos ou de fornecedores. Dashboard de previsão e fechamento orçamentário. Automatização de ordens de compras e contratos, com assinatura digital e memórias de reunião.
Ciência
Metodologia apoiada em literatura científica: cenários de público a partir dos fatores que levam à participação em congressos, comparação com projetos análogos para corrigir previsões otimistas e critérios de escolha de fornecedores e destino.
Experiência
Grande acervo de eventos executados, com memórias aplicáveis na otimização do orçamento previsto e realizado, modelos de proposta, contrato, cronograma e cerimonial, e conhecimento do rito de várias fontes pagadoras: fundações, agências de fomento, patrocínio privado e inscrições.
Sequência do trabalho
- 01
Previsão
Receita e despesa em cenários baixo, base e alto.
- 02
Comparação
Mesmos critérios para todos os destinos e fornecedores, com fonte e data de cada dado.
- 03
Decisão
Ponderação multifatorial. A escolha é do cliente.
- 04
Fechamento
Previsto e realizado, por fonte pagadora.
O fechamento de cada evento serve de referência para o planejamento do seguinte.
Resultados
O que entregamos.
Retorno do investimento
Receita e despesa previstas juntas, acompanhadas passo a passo, em vários cenários, para avaliar a viabilidade do evento, desde o início do planejamento.
Qualidade
Mesmos critérios na comparação de destinos e fornecedores; cada dado com fonte e data. Ata de alinhamento com responsáveis e prazos.
Eficiência
Rito da fonte pagadora definido antes das compras (nota fiscal, destinatário, prazos), o que evita retrabalho e atraso na prestação de contas.
Melhoria contínua
O fechamento de cada evento, com previsto e realizado, serve de referência para o planejamento do seguinte.
Contato
Descreva o que você precisa. Respondemos por e-mail.
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